Le 17 mars 2020

 

Le télétravail devient la meilleure parade pour faire face au coronavirus. Les grèves en début d’année nous ont déjà permis de tester, à grande échelle, cette nouvelle forme d’organisation du travail.  Cependant, aujourd’hui les conditions sont différentes. Voici quelques gestes simples pour vous aider à accompagner vos collaborateurs en télétravail.


 1/ FAITES LEUR CONFIANCE !

La situation est inédite, personne ne l’a choisi et tout le monde préfèrerait qu’il en soit autrement. Certains de vos collaborateurs travaillent à distance mais rassurez-vous, ils font leur maximum pour mener à bien leur activité. Mais les conditions sont aujourd’hui particulières et il s’agit pour certains de travailler à distance tout en gardant leurs enfants.

Tout d’abord, rappelez-vous que vos collaborateurs sont des professionnels qui ont le souci du travail bien fait. Ils ont conscience de la situation et des risques économiques pour votre entreprise. Aussi, il est essentiel de bannir toute suspicion, préjugé sur le télétravail et d’établir une relation de confiance avec eux.

La bienveillance est le maître mot ! Soyez vigilant dans votre manière de communiquer et privilégiez la transparence. Car plus vous partagerez vos difficultés et solliciterez l’avis de vos collaborateurs, plus ils seront enclins à s’impliquer et à trouver des solutions pour vous aider.

Et n’oubliez pas, c’est généralement en période de crise que les plus belles innovations voient le jour !


 2/ DRESSEZ UN ETAT DE LIEUX DE LA SITUATION

Etape 1 : Priorisez l’activité de votre équipe 

Demandez-vous ce qui est indispensable de réaliser, à court terme, pour assurer les résultats immédiats. Puis identifiez les activités qui peuvent être réalisées à distance. Enfin, listez les actions de fonds réalisables en télétravail et qui apporteront une plus-value à long terme. Vous verrez, ces dernières seront utiles pour remotiver vos collaborateurs le moment venu !

Etape 2 :  Réalisez un entretien exhaustif avec chaque collaborateur 

Quelles sont ses contraintes personnelles et professionnelles ? Combien d’heures pourra-t-il réellement consacrer, chaque jour, à son activité ? Quelles seront ses plages horaires de travail ? Quelles sont les activités qu’il considère urgentes ? Comment pense-t-il s’organiser ? De quoi a-t-il besoin pour assurer ses activités (clé wifi, ordinateur, fichier clients…) ?...

Etape 3 :  Définissez ensemble des objectifs réalistes pour les prochaines semaines

Au regard des contraintes de votre collaborateur et des priorités de l’activité, définissez un planning réaliste des actions à mener. Proposez-lui des points réguliers à horaire fixe, convenez ensemble des canaux de communication à privilégier ainsi que la manière dont vous allez fonctionner.

Certaines activités sont difficilement réalisables à distance. En cas de confinement, soyez créatif, n’hésitez pas à proposer à votre collaborateur de travailler sur une mission transversale ou toute autre activité qui pourrait l’intéresser.


 3/ ACCOMPAGNEZ AU QUOTIDIEN VOS COLLABORATEURS

Pour la plupart de vos salariés, ce ne sont pas des conditions de travail habituelles. Travailler à distance demande un temps d’adaptation, de l’organisation et de la motivation. Un accompagnement régulier est donc indispensable.

Pour certaines personnes c’est beaucoup plus difficile que pour d’autres. L’isolement, l’absence de contact et d’émulation collective, le manque d’encouragements et de directives peuvent rapidement démotiver un collaborateur.

Soyez présent, disponible et à l’écoute. Comme nous l’avons souligné plus haut, la bienveillance et la confiance mutuelle sont vos alliés dans cette période.  

Réalisez des briefs/débriefs téléphoniques réguliers avec vos collaborateurs, à des heures définies en amont. Non pas pour vérifier s’ils sont derrière leur ordinateur mais pour les aider à trouver un rythme et des solutions pour faciliter leur adaptation à ce nouveau mode de fonctionnement.

Votre rôle dans cette nouvelle organisation est d’inventer les conditions qui favorisent le bon fonctionnement de votre équipe et de permettre à chaque collaborateur trouve sa place, malgré la distance.

Ainsi votre priorité est d’accompagner chaque collaborateur vers plus d’autonomie. Et pour cela, il est nécessaire d’organiser le travail en amont, d’intégrer les contraintes de vos collaborateurs et de prendre du recul, pour définir ensemble la meilleure manière de travailler à distance.

Et comme toutes les activités ne peuvent pas être réalisées en télétravail, c’est l’occasion de lancer des actions d’amélioration comme réorganiser la base documentaire, faire un contrôle de fiabilité, mettre à jour un fichier clients, créer une plaquette de communication…. Pensez à toutes ces actions qui vous permettrons de gagner du temps après, lorsque l’activité reprendra normalement !


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